Miljoonaluokan päätökset edellyttävät valistunutta arviota vaikutuksista

Tekisitkö miljoonaluokan päätöksiä ilman valistunutta arviota niiden vaikutuksista? Yllättävän moni organisaatio tekee niin – erityisesti silloin, kun kyse on kiinteistöomaisuudesta.

Taustalla on usein yksinkertainen ongelma: kiinteistöihin liittyvä tieto on hajallaan eri järjestelmissä, raporteissa ja vastuuhenkilöiden pöydillä. Tekniset raportit löytyvät yhdestä paikasta, energiankulutustiedot toisesta ja vuokrasopimukset kolmannesta. Korjausvelasta saattaa olla erillinen selvitys, jos sitä seurataan järjestelmällisesti lainkaan.

Kun yhtenäinen kokonaiskuva puuttuu, organisaation on vaikea arvioida, mitä erilaisista päätöksistä todella seuraa. Kiinteistöihin liittyviä linjauksia, investointeja ja luopumispäätöksiä saatetaan tällöin tehdä puutteellisen tietopohjan, yksittäisten havaintojen tai kiireellisimpien tarpeiden perusteella.

Tämä korostuu erityisesti omassa käytössä olevissa kiinteistöissä, kuten kouluissa, päiväkodeissa, toimistoissa ja palvelurakennuksissa. Tilojen on palveltava arjen toimintaa, mutta samalla kiinteistökantaa pitäisi johtaa pitkäjänteisesti, taloudellisesti ja strategisesti.

Mistä luotettava tietopohja muodostuu?

Luotettava tietopohja ei tarkoita yhtä raporttia tai mahdollisimman suurta määrää dataa. Se tarkoittaa selkeää, yhtenäistä ja ajantasaista kokonaiskuvaa koko kiinteistökannasta.

Kokonaiskuva sisältää esimerkiksi tiedot:

• rakennusten nykykunnosta ja korjaustarpeista
• käyttöasteesta ja tilojen hyödyntämisestä
• käyttö- ja ylläpitokustannuksista
• energiankulutuksesta ja kestävän kehityksen vaikutuksista
• korjausvelasta ja tulevista investointitarpeista
• vuokrasopimuksista ja muista pitkän aikavälin sitoumuksista
• tilojen toiminnallisesta tarpeesta ja merkityksestä organisaatiolle

Pelkkä tiedon kokoaminen ei kuitenkaan vielä riitä. Olennaista on, pystytäänkö tiedon avulla vertailemaan vaihtoehtoja ja muodostamaan valistunut arvio niiden vaikutuksista.

Mitä tapahtuu taloudelle, jos kiinteistö säilytetään nykyisessä käytössä? Mitä investointeja se edellyttää tulevina vuosina? Voidaanko toimintaa järjestää pienemmissä tai yhteiskäyttöisissä tiloissa? Mitä luopuminen tarkoittaisi palveluille, käyttäjille ja organisaation tulevaisuuden liikkumavaralle?

Kun tieto yhdistetään vaikutusten arviointiin, organisaatio voi siirtyä reaktiivisesta johtamisesta ennakoivaan ja suunnitelmalliseen toimintaan. Investointeja voidaan ajoittaa hallitummin, kalliita yllätyksiä vähentää ja rajallisia resursseja kohdentaa tarkoituksenmukaisemmin.

Kiinteistöjohtamisessa ajantasainen tietopohja on edellytys sille, että eri vaihtoehtojen taloudelliset, toiminnalliset ja tekniset vaikutukset voidaan arvioida ennen päätöstä.

Katso alta lyhyt videomme siitä, miten hajallaan oleva tieto synnyttää päätöksentekoon sokeita pisteitä.

Millaisiin tietoihin ja vaikutusarvioihin teidän organisaationne kiinteistöpäätökset perustuvat?

Varaa tapaaminen!